Politique de confidentialité et RGPD

Le respect de vos données personnelles est une priorité.
Voici une explication de comment nous traitons vos données, en toute transparence.

Quelles données sont récoltées ?

Seules les données utiles au bon fonctionnement des sites edusign.fr et edusign.app ainsi que de l'application EDUSIGN sont utilisées. Si votre compte Edusign est connecté à Microsoft Teams, Zoom ou un autre service tiers, ces informations peuvent être transférées à leurs services pour assurer le fonctionnement de l'application.

Pour les étudiants, apprenants ou stagiaires:

  • Nom
  • Prénom
  • Photo
  • Email
  • Numéro de téléphone
  • Centre de formation
  • Formation suivie
  • Adresse IP
  • Identifiant et modèle du terminal utilisé
  • Horodatage
  • Signature
  • Données analytiques

Pour les intervenants, salariés, animateurs ou professeurs avec accès Administrateur:

  • Nom
  • Prénom
  • Email
  • Numéro de téléphone
  • Spécialité de formation
  • Adresse IP
  • Identifiant et modèle du terminal utilisé
  • Signature
  • Données analytiques

Pour les directeurs, responsables ou salariés:

  • Nom
  • Prénom
  • Email
  • Données analytiques

Aucune donnée sensible n'est récoltée ni utilisée par Edusign.

Ces données peuvent être conservées pour une durée de 10 ans. Ce temps correspond à la durée d'archivage maximale des feuilles de présence générées par Edusign.

Ces données sont communiquées aux sous-traitants de la société Edusign, dont les services sont utiles pour respecter le contrat entre Edusign et le Client.

Les données des apprenants, à l'exception de l'email qui peut être transférée aux USA, ne sortent pas de France et sont récupérées et stockées par tous les moyens sécurisés à disposition de la société Edusign.

Les données des administrateurs sont stockées en France et peuvent être transférées aux USA pour assurer le service. Notamment, l'envoi d'email et le support.

Mention d’information des personnes concernées : mention générale

Edusign s'engage à ce que la collecte et le traitement de vos données soient conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Chaque formulaire limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire (minimisation des données) et indique notamment:

  • quels sont les objectifs du recueil de ces données (finalités) ;
  • si ces données sont obligatoires ou facultatives pour la gestion de votre demande ;
  • qui pourra en prendre connaissance (uniquement Edusign en principe, sauf précision dans le formulaire lorsqu'une transmission à un tiers est nécessaire à la gestion de votre demande) ;
  • vos droits Informatique et Libertés et la façon de les exercer auprès de Edusign.

Les données personnelles recueillies dans le cadre des services proposés par Edusign sont traitées selon des protocoles sécurisés et permettent à Edusign de gérer les demandes reçues dans ses applications informatiques.

Pour toute information sur les traitements de données personnelles gérés par Edusign, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPO) :

  • par email à support@edusign.fr
  • ou par courrier (avec copie de votre pièce d’identité en cas d'exercice de vos droits) à l'adresse suivante :

Edusign
A l'attention du délégué à la protection des données (DPO)
1 rue du prieuré, 78810 Saint germain en laye

Mention d’information des personnes concernées : mention spécifique à chaque traitement

Les informations personnelles que vous nous transmettez seront traitées conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la Charte des données personnelles de Edusign.

Vos données personnelles sont collectées et traitées par Edusign et ses sous-traitants.

La collecte de ces données a pour finalité permettre le bon fonctionnement du service Edusign. Elle est autorisée légalement dans la mesure où les personnes concernées ont donné leur consentement. Ce consentement peut être retiré à tout moment.

Dans ce cadre, le client doit s’assurer d’avoir obtenu l’accord de ses apprenants, étudiants ou stagiaires, de pouvoir partager leurs informations personnelles aux sous-traitant qu’est Edusign, pour permettre le bon fonctionnement du service.

Toutes les données recueillies sont nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement. Si des données portant la mention « obligatoire » ne sont pas fournies, Edusign ne sera pas en capacité de vous fournir le service concerné. Si des données ne portant pas le mention « obligatoire » ne sont pas fournies, Edusign sera en capacité de fournir le service concerné sans toutefois pouvoir adapter celui-ci à votre situation. Dans cette hypothèse, vous resterez seul responsable des conséquences de la non-fourniture de ces données.

Vos données seront transmises à PRO ARCHIVES SYSTEMES, pour permettre l’archivage légal des documents générés.

Vos données seront conservées 10 ans sur nos serveurs AWS en France et ceux de PRO ARCHIVES SYSTEMES pour le bon fonctionnement du service, sauf indication contraire.

Les emails des apprenants et intervenants sont transférés à Sendgrid, gestionnaire d'email, pour assurer le service.

Les informations des administrateurs sont transférées à Intercom, Segment, Customer.io, Sendgrid et éventuellement Stripe.

Tous les services sont en accord avec la RGPD et Edusign s'est assuré du respect des règles établies par la CNIL pour assurer un service conforme.

En application du Règlement Général sur la Protection des Données, vous disposez d’un droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité de vos données personnelles. Ces droits peuvent, le cas échéant, être directement exercés au sein votre portail utilisateur. A défaut de portail utilisateur, ils peuvent être exercés auprès du responsable de traitement.

Dans le cadre de sa démarche de mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données, Edusign a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO). Il informe et conseille Edusign ainsi que ses employés, contrôle le respect du règlement et du droit national en matière de protection des données, conseille Edusign sur la réalisation d’une analyse d'impact relative à la protection des données et d’en vérifier l’exécution, est contacté par les personnes concernées pour toute question, coopère avec la CNIL et est son point de contact. Pour toute information sur les traitements de données personnelles gérés par Edusign, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPO) via les informations fournies ci-dessus.

Vous bénéficiez également du droit d’introduire une réclamation (plainte) auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Privacy Policy for Microsoft Teams

Edusign (“Edusign,” “we” or “us”) has issued this Global Data Protection and Privacy Notice (“Notice”) to describe how we handle personal information that you may provide to us for your use of our Microsoft Teams Application, as specified below.

We respect the privacy of individuals and are committed to handling personal information responsibly and in accordance with applicable law. This Notice sets out the personal information that we collect and process about you, the purposes of the processing and the rights that you have in connection with it.

If you are in any doubt regarding the applicable standards, or have any comments or questions about this Notice, please contact us at the contact details in last section bellow.

Only data useful for the proper functioning of the edusign.fr and edusign.app websites and the EDUSIGN application are used. If your Edusign account is connected to Microsoft Teams the following information may be transferred to their services to ensure the operation of the app.

For students, learners or interns:

Last Name
First Name
Email
Phone number
Training center
Course attended
IP address
Identifier and model of the terminal used
Timestamp
Signature
Analytical data

For speakers, employees, animators, or teachers with Administrator access:

Last name
First name
Email
Phone number
Training specialty
IP address
Identifier and model of the terminal used
Signature
Analytical Data

For directors, managers, or employees:

Last name
First name
Email
Analytical data

Personal Information will be retained no longer than necessary in relation to the business purposes for which such Personal Information is provided and to fulfill legal requirements.

This data may be communicated to Edusign's subcontractors, whose services are useful to respect the contract between Edusign and the Customer.

Our partners follow strict rules to ensure that the data is kept safe. Both, digitally and physically.
We control our partner data protection system every 6 months to ensure that your data is safe.

We are committed to ensuring that your information is secure. We have put in place appropriate technical, physical and administrative procedures to safeguard and secure the information we collect in order to prevent unauthorised access or disclosure.

If you are a resident of the European Union, you can object to processing of your Personal Information, ask us to restrict processing of your Personal Information or request portability of your Personal Information. You can exercise these rights by contacting us using the contact details provided in the last section bellow.

You have the right to complain to a data protection authority about our collection and use of your Personal Information. For more information, please contact your local data protection authority. If we have collected and processed your Personal Information with your consent, then you can withdraw your consent at any time.  Withdrawing your consent will not affect the lawfulness of any processing we conducted prior to your withdrawal, nor will it affect the processing of your Personal Information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.

We respond to all requests we receive from individuals wishing to exercise their data protection rights in accordance with applicable data protection laws.

You can request the correction, update, and deletion of your Personal Information via e-mail sent to support@edusign.fr and we will use reasonable efforts to contact you regarding your request. To update, extract or delete your Personal Information or correct an inaccuracy, we may ask you to verify your identity and cooperate with us in our effort.

Contact information for any questions related to our privacy policy :

Data Protection Officer

Edusign

1 rue du prieuré

78100 Saint-Germain-En-Laye

France

Email : support@edusign.fr

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