Validité, vérification des signatures électroniques et documents numérisés

Validité et vérification des signatures électroniques

Comment vérifier la certification d’un document numérique ? Peut-on s’assurer de son authenticité ? Comment vérifier des signatures électroniques ? En pleine ère de transformation digitale, les organismes passent par la dématérialisation partielle ou complète de leurs données et de leurs documents. Une dématérialisation complète reste difficile à mettre en place. Par exemple, certains clients peuvent refuser de recevoir une facture numérique. Les demandes et réclamations aux organismes peuvent être faites par mail mais également par courrier. Il faut donc bien maîtriser les deux formats et s’assurer de leur validité similaire. La dématérialisation correspond en réalité à la numérisation des documents. Numériser c’est rendre un document format papier en un format numérique. 

Vérifier la certification d’un document numérique

Cependant, lors du processus de numérisation d’un document papier ou de la création d’un document numérique, il est important de s’assurer de sa fiabilité. Ainsi, lors de la numérisation, il faut respecter la norme NF Z 42-013. Cette norme certifie son authenticité. 

De plus, un certificat numérique RGS ou eIDAS assure une identification sécurisée. Par exemple, ce certificat permet d’apporter une valeur numérique à ses mails. En effet, le certificat permet d’identifier et de vérifier l’identité de l’émetteur, du destinataire, et l’intégrité du contenu. De plus, le système d’horodatage d’envoi et de réception des mails garantie la certification de la pièce jointe envoyée par mail. Un certificat RGS vérifie également le chiffrement du destinataire. Il permet de signer électroniquement le document et attribue à cette signature une valeur légale. 

Ainsi, vérifier un document numérique s’effectue en différentes étapes. Il faut vérifier l’authenticité des signataires, de l’émetteur, du destinataire à partir de leur identité et de l’identité de leur organisme. Puis, il faut vérifier l’intégrité du document. En effet, aucune modification ne doit avoir eu lieu depuis sa signature. La répudiation du document ne doit pas être possible: les parties d’origine ont signé le contenu et ne peuvent pas le rejeter. Enfin, il faut confirmer la notarisation du document. Par exemple, grâce à un système d’horodatage et de géolocalisation.

contrat et sa signature à vérifier

Certificat RGS et norme NF des signatures électroniques

Il est important d’avoir un certificat pour les signatures électroniques. En effet, sans cela, la valeur légale de la signature électronique n’est pas confirmée. Depuis le 30 mars 2001, le décret n°2001-272 officialise l’utilisation de la signature électronique numérique en France. En 2010, la loi reconnaît également la signature numérisée. Pour respecter le décret et légaliser la signature, on recommande un certificat RGS. 

Par exemple, Edusign, un système d’émargement en ligne, certifie l’ensemble des signatures avec le certificat RGS. Ainsi le document de feuille de présences a une valeur légale. Cela rend ces feuilles de présences valides pour les OPCO par exemple. 

D’autres certifications

Il existe différents certificats de signature électronique (autre que le certificat RGS). Ils sont délivrés à un gérant de l’entreprise. Des solutions payantes existent comme le certificat RGS mais il existe des offres gratuites comme le Certificat Fiscal Pro (CFP) délivré en ligne par la DGI. Le DGI fait office d’autorité de certification. Une autorité de certification, similaire à une entité d’office notarial, émet les certificats numériques. Elle assure également leur suivi.

On distingue l’ensemble de ces certificats électroniques en 3 classes:

Tout d’abord, le certificat Classe 1 garantit l’existence de l’adresse mail mais ne garantit par l’identité de l’émetteur.

Le certificat Classe 2 garantit, à l’aide de pièces justificatives envoyées par voie postale, les informations de l’entreprise.

Comme le certificat classe 2, le certificat classe 3, garantit les informations de l’entreprise sauf qu’il garantit également l’identité du gérant de l’entreprise.

Femme qui vérifie une signature depuis son téléphone

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