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Fiche de présence, gain de temps et dématérialisation

infographie fiche de présence

Comment la feuille de présence permet de gagner du temps ? 

Remplaçante du bien connu “appel en classe”, la fiche de présence ou feuille d’émargement est de plus en plus utilisée. Il en existe différents modèles mais le principe général est d’avoir sur une même feuille, l’ensemble des signatures qui justifie de la présence des personnes.

Une fiche de présence qui permet le suivi des heures, des absences et une meilleure planification.

En effet, lors de son parcours éducatif, l’enfant devenu adolescent est habitué à ce que l’on contrôle sa présence. Souvent faite oralement durant la classe, de plus en plus d’établissements se dirigent vers des fiches de présence. La fiche de présence ou feuille d’émargement permet de conserver une trace de la présence de l’élève ou apprenant. L’établissement peut procéder à des pointages plus précis. Un élève en décrochage scolaire sera ainsi plus rapidement identifié. 

D’un autre côté, le fonctionnement par feuille de présence permet une vision globale de l’activité dans le cadre d’une entreprise. Par exemple, cela permet d’obtenir un aperçu des heures de congés accumulées. Cela permet également d’analyser les tendances en termes de congés et peut contribuer à réduire l’absentéisme. La planification horaire permise avec les feuilles de présence permet un gain de temps. Cependant ce gain de temps sera encore plus important lors de leur automatisation. Donc l’utilisation générale de la feuille de présence est justifiée par sa fiabilité et le contrôle et le suivi qu’elle permet.

Gain de temps, productivité (pourquoi l’utiliser ? le professeur peut faire autre chose…)

Comme précédemment expliqué, la fiche de présence améliore le contrôle et le suivi. La conséquence principale de cette amélioration est le gain de temps mais également de productivité de l’entreprise ou de l’école. Par exemple, avec une classe dissipée, l’appel oral peut faire perdre beaucoup de temps. En moyenne, le seul émargement prend de 5 à 10 minutes par cours. Il y a en moyenne 26 heures de cours par semaine. Environ 4 heures hebdomadaires sont inutilisées à cause d’une procédure aussi simple que de savoir si une personne est présente ou non.

Ainsi réduire “l’appel” à une feuille de présence permet un gain de temps important. Cela permet au professeur d’utiliser ces minutes pour commencer à enseigner. Ceci augmente alors la productivité générale de l’école ou même d’une entreprise. Mais c’est alors qu’il faut se demander si l’automatisation de cette feuille de présence ne pourrait pas permettre un gain supplémentaire de temps ?

Classe digitale, élèvent qui participent

Fiche de présence en ligne, dématérialisation

Sachant que d’après Statista, en France, 86% des 12-17 ans et 98% des 18-24 ans possèdent un téléphone, plusieurs solutions numériques ont donc été envisagées… Alors, autant utiliser cette technologie au profit d’un gain de temps. Ainsi il existe par exemple la solution d’émargement en ligne Edusign apporte de nombreux avantages à l’Administration, aux intervenants et aux apprenants. Pour tester cette solution, rendez-vous ici. 

De manière générale, l’informatisation de la fiche d’appel permet une multiplication des solutions d’émargement (à partir d’un code PIN, du scan d’un QR code ou d’un email de connexion). Cela permet ainsi une surveillance en direct de la présence des apprenants et de détecter rapidement des problèmes (notamment de décrochage scolaire). 

De plus, l’étudiant peut avoir un accès digital à son emploi du temps, une vision de l’ensemble de ses cours et salles de cours. Le partage de questionnaires pour des retours des étudiants sur les intervenants est nettement simplifié. Enfin, toutes les signatures sont sécurisées et certifiées. Elles sont inaliénables, inaltérables et ont donc la même valeur qu’une signature manuscrite. Avec un système d’horodatage et de géo-localisation, la tricherie devient alors impossible. 

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