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Logiciel feuilles de présence, les 5 critères importants

Logiciel feuilles de présence, c'est quoi ?

Un logiciel de feuilles de présence est une solution digitale qui permet de digitaliser l'émargement en formation, en assemblée générale ou en évènement. La signature est électronique et facilité par ces logiciels.

Afin d'être conforme aux exigences des organismes de financement qui ont besoin des feuilles de présence, les logiciels doivent proposer une génération de feuille de présence. Le logiciel de feuilles de présence doit également proposer des certificats de réalisation.

Un logiciel de feuilles de présence dématérialisées est une solution qui permet de centraliser les informations, éviter la perte des feuilles d'émargement, la fraude, etc. Néanmoins, ce n'est pas tout, certains logiciels, comme Edusign, proposent des fonctionnalités supplémentaires. Les questionnaires en ligne ou la gestion des documents sont des fonctions complémentaires sur le logiciel de feuilles de présence digitales.

De plus, un logiciel de feuilles de présence est une solution qui permet de gagner du temps et d'assurer le financement de ses formations.

L'intérêt d'un logiciel pour les feuilles de présence

Tout d'abord, utiliser un logiciel pour ses feuilles de présence est un beau geste pour l'environnement. En effet, ce sont plus de 75kg de papier qui sont consommés par personne chaque année. Un logiciel de feuilles de présence permet de dématérialiser ces feuilles et de limiter l'impact sur l'environnement.

Ensuite, un logiciel feuilles de présence permet une gestion facilité. Plus besoin de courir après les signatures, l'émargement se fait en ligne ou au moins de manière digitale. Ce qui entraine un gain de temps et d'argent énorme pour le personnel administratif qui s'occupe de ces feuilles d'émargement.

Ainsi, la centralisation de l'information permet de gagner du temps. Cette centralisation permet également d'obtenir des données plus détaillées. On peut obtenir des statistiques sur l'assiduité, la présence et l'absence des apprenants, employés ou intervenants.

Ensuite, un logiciel de dématérialisation des feuilles de présence agit comme une sécurité en plus. En effet, il est plus difficile de frauder quand la feuille de présence est digitale. Ainsi, la gestion des présences est plus précise, plus sécurisée et moins sujet à débat. Plus besoin de passer du temps à échanger avec formateurs pour savoir qui était vraiment présent. Néanmoins, le logiciel feuilles de présence est une solution qui doit être sécurisée elle même avec des certificats.

Enfin, utiliser un logiciel de feuilles de présence permet d'assurer le financement des formations. En effet, le financement par les OPCO et autres organismes financeurs requiert de prouver la présence des apprenants. La signature électronique en est la preuve. De ce fait, il n'est plus nécessaire de courir après les signatures pour obtenir les financements. C'est le comptable qui vous remerciera.

Logiciel feuilles de présence

Les 5 critères de sélection importants pour vos formations

Maintenant que vous avez compris l'utilité d'un logiciel de dématérialisation des feuilles de présence, il faut en choisir un. Cependant, comme pour tout logiciel, il n'est pas toujours facile de s'y retrouver. Ainsi, voici les 5 critères importants à garder à l'esprit pour faire votre choix.

La facilité d'utilisation est le premier critère à analyse. Sans cela, il est inutile d'aller plus loin. En effet, si le logiciel de feuilles de présence n'est pas intuitif et facile à utiliser, il ne sera pas adopté. Or, l'adoption d'un logiciel est essentiel à sa performance. En effet, si les signataires ont besoin de 30 minutes pour comprendre comment signer, cela pose problème. Idéalement, une solution est facile et comporte de nombreuses fonctionnalités. Néanmoins, il vaut mieux un logiciel facile à utiliser qu'un logiciel complet mais qui fait perdre du temps et n'est pas apprécié.

La sécurité est le second critère a surveiller. En effet, un logiciel de signature électronique se doit de posséder des serveurs sécurisés et des certificats de signature RGS ou EIDAS. Cependant, ce point peut être difficile à vérifier sans compétences techniques. Ainsi, il peut être utile de demander à quelqu'un de compétent techniquement pour avoir un avis sur le logiciel.

Ensuite, l'acceptation des feuilles de présence par les OPCO et autres organismes de financement est essentiel. Ainsi, demander si l'entreprise connait les OPCO et travaille avec eux est important dans le choix de la solution. Une solution généraliste de signature électronique ne saura pas nécessairement générer des feuilles de présence acceptées pour vos formations. Les documents annexes comme les certificats de réalisation sont également utiles pour Qualiopi s'il est possible de les générer avec le logiciel feuilles de présence.

La RGPD est un critère important. En effet, une feuille de présence comporte de nombreuses informations personnelles (nom, prénom, signature...). Chercher une société qui propose un logiciel avec une politique RGPD claire et transparente est l'idéal.

Enfin, la connexion avec vos logiciels de formation existants est un plus. Ainsi, si le logiciel d'émargement peut se connecter à un logiciel qui possède toutes les informations utiles à la génération d'une feuille de présence, le gain de temps est important. Néanmoins, ce critère n'est essentiel que pour les organismes avec un grand nombre de feuilles de présence.

BONUS : Le service client et l'accompagnement. En effet, si ces point sont bons, il est bien plus facile d'avancer en cas de souci.

En résumé, les critères importants de sélection d'un logiciel de feuilles de présence sont :

  1. La sécurité
  2. La facilité d'utilisation
  3. La validité auprès des OPCO et autres organismes financeurs
  4. La politique RGPD
  5. La connexion avec vos logiciels de formation existants
  6. Le service client et l'accompagnement

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