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Feuille de présence à distance

Les différentes utilisations de la feuille de présence à distance

Une feuille de présence à distance peut avoir différentes utilisations. En effet, le contexte n'est pas toujours le même. Voici la liste des différents contextes d'utilisation d'une feuille de présence à distance :

  • Formation individuelle courte ou longue
  • Formation collective courte ou longue
  • Evènement et conférence
  • Surveillance de l'assiduité au travail
  • Pétition, etc...

Selon les différentes situations, les feuilles de présence ne sont pas utilisées de la même façon. A vrai dire, leur format final n'est pas le même. Ainsi, lors d'une formation individuelle, un apprenant va devoir signer la feuille, il n'y a pas de contrainte de temps d'appel, la personne est présente ou non. En revanche, sur une formation en groupe, il faut une solution qui permet de gagner du temps sur la gestion de l'assiduité. Une feuille de présence à distance qui regroupe tous les noms et signatures est nécessaire. La feuille d'émargement est souvent attendue au format PDF. Néanmoins, des modèles de feuilles de présence Word ou Excel peuvent aussi être utilisés.

L'émargement d'une feuille de présence à distance lors d'une conférence demande d'avoir un logiciel de signature particulièrement efficace. Le système de feuilles de présence digitales doit posséder un mode de signature qui permet d'avoir de nombreuses signatures en simultanées.

Enfin, une feuille de présence peut être utile en distanciel pour les salariés qui sont en déplacement. Cependant, le système de feuille de présence à distance est souvent plus souple et ne requiert pas toujours une signature. Néanmoins, la géolocalisation peut être utilisée pour suivre les déplacements de l'employé. Ce qui peut poser des soucis de RGPD. Il peut alors être utile de maîtriser les réglages de votre smartphone.

Comment gérer une feuille de présence à distance ?

Les différents cas d'utilisation et formats de feuilles de présence sont identifiés. Ainsi, il faut maintenant voir comment gérer ces feuilles d'émargement à distance. En effet, il est possible d'utiliser des moyens traditionnels, une feuille scannée et envoyé physiquement. En revanche, cela n'est pas très pratique.

Utiliser un système digital est mieux. Cependant, il y a de nombreux logiciels disponibles. Un fichier Excel ou Word peut convenir si vous n'avez pas de budget à allouer à la gestion des présences. Ou bien, si les formations ne sont pas conditions pour récupérer des financements par les OPCO ou autres organismes financeurs. Néanmoins, il existe des logiciels de signature électronique et numérique qui facilite le suivi de l'assiduité.

Tous les logiciels de signature digitale ne sont pas fait pour gérer les feuilles de présence à distance. Par ailleurs, le prix peut varier, jusqu'à douze fois le prix pour certaine solutions. La signature d'une feuille de présence à distance ne demande pas les même certificats de sécurité que lors de la signature de documents pour des transactions. De ce fait, la signature est moins chère pour une feuille de présence à distance.

Des logiciels comme Edusign proposent des solutions de dématérialisation des feuilles de présence en ligne comme en présentiel. D'ailleurs, ces solutions proposent différentes façons d'émarger selon le besoin, formation longue, courte, à distance ou en présentiel.

feuille de présence à distance

La signature par email ou par QR code

Une feuille de présence à distance peut se signer par différents moyens. Edusign propose la signature par email pour les formations courtes et longues, les évènements et les conférences. La signature par email d'une feuille de présence à distance est idéale pour beaucoup, car elle ne nécessite que 2 clics pour les apprenants.

Lors de formations longues, une application qui permet de visualiser un calendrier et de signer tous les jours est conseillée. Ainsi, une signature par scan de QR code est la solution parfaite, car elle limite la fraude, est rapide et facile.

Quoi qu'il en soit, le choix d'une solution d'émargement à distance demande une analyse du besoin. Ainsi, la gestion d'une feuille de présence à distance est différente d'un organisme de formation à un autre ou pour une entreprise.

Le critère numéro un de sélection d'une solution est souvent le nombre de fonctionnalités. Pourtant, avoir une solution simple et appréciée par les apprenants, les intervenants et l'administrateur est tout autant important. Une solution adoptée permet d'avoir une gestion plus facile par la suite, ce qui facilite la signature de feuilles de présence en ligne.

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