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Une feuille de présence est un document utilisé pour noter la présence ou l’absence de personnes dans un certain cadre, comme un bureau, un atelier ou une école. Elle sert de registre officiel de la présence des employés, ce qui peut être nécessaire pour la paie et d’autres fins administratives.
Les feuilles de présence permettent aux responsables d’obtenir rapidement et facilement un décompte de leurs employés à un moment donné, garantissant ainsi que le nombre approprié de personnes est présent conformément à la politique de l’organisation.
Les écoles utilisent couramment les feuilles de présence non seulement pour contrôler l’assiduité des élèves, mais aussi comme un outil supplémentaire pour les motiver à assister régulièrement aux cours.
C’est un moyen pratique de suivre les membres de divers types d’organisations et d’environnements sur une période donnée, ce qui permet aux administrateurs de prendre des décisions éclairées en matière d’efficacité globale et de répartition du travail.
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Les feuilles de présence sont importantes pour justifier de l’assiduité d’un participant. Que ce soit lors d’une formation, une assemblée générale ou un évènement. Cette justification peut être fait par différents moyens. Cependant, la jurisprudence, disponible sur LegiFrance, rend la signature d’une feuille de présence quasi obligatoire pour justifier de la présence d’un individu. Ces feuilles de présence sont généralement faites sur Word, ou via un autre logiciel de traitement de texte similaire.
Ainsi, l’utilisation d’un document de type feuille d’émargement, permet de sécuriser son financement. En effet, bien souvent le financement des formations est conditionné à la présence de l’apprenant à cette formation. De ce fait, une feuille de présence peut valoir plusieurs milliers d’euros.
Néanmoins, utiliser un papier qui peut se perdre, qui n’est pas sécurisé et qui prend du temps n’est pas forcément la solution idéale. Edusign permet de résoudre ces soucis et de gagner en sécurité et en temps, avec la signature sécurisé en quelques secondes à distance ou en présentiel.
Le format Word permet de modifier facilement un document. Cependant, il n’est pas toujours pratique. En effet, il nécessite une modification du document pour chaque utilisation, ce qui n’est pas idéal.
L’utilisation d’une feuille Excel, ou d’un Google Sheet en ligne permet une signature des feuilles de présence plus flexible lors des formations ou assemblées générales. Cependant, ces formats ne sont généralement pas acceptés par les organismes de contrôles, en France, la Direccte, les OPCO ou Pôle Emploi.
Une alternative pour faire signer ses participants lors d’une formation professionnelle ou lors d’une assemblée générale est d’utiliser un format PDF. C’est le format idéal en terme de résultat car c’est un format sécurisé et universel. Néanmoins, le PDF n’est pas pratique à faire circuler à distance et prend difficilement en compte les modifications.
On peut donc conclure que le format word est bien pour débuter, mais qu’un format PDF serait idéal. Des entreprises telles que Edusign permettent de faire émarger des participants en quelques instants et de sortir des documents PDF sécurisés. Les feuilles de présence sont générées automatiquement par jour, semaine ou apprenants. Par ailleurs, ces outils permettent de générer des documents complémentaires tels que des attestations de fin de formation.
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Un modèle de feuille de présence word est une solution qui conviendra aux intervenants indépendants ou pour une utilisation très ponctuelle. Cependant, dès que l’utilisation des feuilles de présence devient plus régulière, dans le cadre de formations internes ou externes avec un organisme de formation ou une entreprise par exemple, un modèle de feuille de présence word ne convient plus.
Ainsi, des solutions digitales de signatures permettent de remplir une feuille d’émargement en peu de temps, à distance ou en présentiel. Cela permet de sécuriser le financement des formations, de centraliser les données, de donner une meilleure expérience et de gagner du temps, surtout au niveau administratif.
Nous allons voir comment créer une feuille de présence sur une solution digitale comme Edusign. Si vous n’êtes pas encore inscrit, vous pouvez le faire gratuitement ici.
Une fois arrivé sur le tableau d’affichage, et cliquez sur « Créer votre première feuille ».
Remplissez les informations pour créer votre feuille de présence, en indiquant les étudiants (ou le groupe), l’intervenant et la date de la séance.
Vous pouvez également directement importer un fichier .csv (Excel).
Selectionnez vos apprenants en cliquant sur les cases à cocher (ou cliquez sur celle à côté de « NOM » pour selectionner tous vos apprenants). Cliquez ensuite sur « Envoyer email signature » pour envoyer une demande de signature à tous les apprenants présents dans la formation.
Une fois la formation terminée et la feuille de présence signée (par les apprenants et par l’intervenant), vous pouvez l’archiver. Suite à cela, un bouton « Télécharger » apparaîtra, et vous permettra de télécharger votre feuille de présence en cliquant dessus.
Le format Word se distingue par sa souplesse d’édition, mais sa nécessité de modification à chaque utilisation peut devenir peu pratique pour une gestion régulière et efficiente des feuilles de présence. Si vous recherchez des solutions plus adaptées à une gestion fréquente, explorez des alternatives comme Edusign, qui simplifient le processus d’émargement et offrent une expérience fluide et sécurisée. Découvrez comment optimiser la gestion de vos feuilles de présence avec des outils dédiés.
Non, la Direccte, les OPCO et Pôle Emploi ne les reconnaissent généralement pas comme des preuves officielles, ce qui peut poser des problèmes lors des audits.
Le format PDF est sécurisé et universel, offrant des résultats optimaux en termes de preuve juridique. Cependant, il peut être moins pratique pour la circulation à distance et la gestion des modifications.
Edusign permet un émargement rapide des participants, générant automatiquement des feuilles de présence au format PDF par jour et semaine offrant ainsi une solution efficace pour la gestion et le suivi des présences lors des formations.
Edusign est la solution parfaite pour les organismes de formation.
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