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Dématérialisation des feuilles de présence

Pourquoi dématérialiser ses feuilles de présence ?

Dématérialiser ses feuilles de présence permet d'éviter de nombreux coûts. En effet, des coûts de traitements sont associés à la gestion des feuilles d'émargement. De la création de la formation à l'archivage en passant pas la signature de la feuille, gérer du papier n'est pas une solution idéale. Les organismes de formation qui souhaitent gagner en temps afin de ne plus avoir à gérer l'émargement vont devoir dématérialiser les feuilles de présence.

La dématérialisation des feuilles de présence permet de réduire le temps de gestion de l'assiduité des apprenants de 80% quand la solution est adéquate. Avec un coût de 45€ par apprenant et par an dans un organisme de formation aux formations longues, les économies peuvent être grandes. Peut-être que vous finirez même par payer la taxe papier sur le long terme sans dématérialiser vos documents.

Par ailleurs, dématérialiser ses feuilles d'émargement permet de centraliser l'information. Alors, il n'y a plus de fraude et de perte de signatures. Cela permets aux administrateurs des formations de récupérer les financements des formations plus vite. Les OPCO et autres organismes de financement suivant de près l'assiduité des participants à l'aide de ces feuilles de présence.

De plus, la dématérialisation des documents de la formation permet de faire un geste pour la planète. En effet, les français sont de grands consommateurs de papier.

Néanmoins, la digitalisation des processus requiert un certain contrôle. La signature est une donnée personnelle. Ainsi, la RGPD s'applique a la gestion des feuilles d'émargement. Par ailleurs, la question de la sécurité dans le choix d'une solution est important. Il existe des certificats qui permettent d'attester de la fiabilité des solutions.

Comment dématérialiser ses feuilles de présence

La première étape est d'identifier le besoin réel. Toutes les formations n'ont pas la même envergure. Ainsi, il n'est pas toujours nécessaire de posséder une solution digitale pour l'émargement des feuilles de présence. Les organismes de formation de petites tailles opteront soit pour des modèles papiers, Excel ou Word. Bien qu'Edusign propose une solution flexible dès 1 signature par mois. Pour les formations en plus grand nombre, des solutions de dématérialisation des feuilles de présence existent.

Il faut alors choisir un logiciel. Les plus connus sont les systèmes de signature électroniques type Docusign. Cependant, ce genre de solution n'est pas adaptée pour les formations, car le coût est bien trop élevé, 8 fois en moyenne, comparé à des solutions comme Edusign.

L'archivage des feuilles de présence et autres documents liés aux formations est un point essentiel. En effet, les décrets officiels conseils de bien stocker les documents de manière sécurisé pour une durée longue. Entre 6 et 10 ans sont nécessaires pour pouvoir disposer des documents générés.

Par ailleurs, il est nécessaire d'identifier le niveau de sécurisation de la solution de dématérialisation avant de se lancer. Que ce soit d'un point de vu de la RGPD, pour éviter que les données ne soient utilisées à d'autres fins, ou pour la sécurité informatique. Une politique transparente de RGPD telle que celle d'Edusign devrait être disponible.

Enfin, dématérialiser ses feuilles de présence ne demande pas une grande expertise. Identifier le besoin puis choisir une solution est rapide. La mise en place l'est encore plus avec des solutions SaaS.

Feuilles de présence

Les critères de sélection d'une solution digitale d'émargement

Lors du choix d'une solution de dématérialisation des feuilles de présence, il est important de regarder la sécurité et légalité de la solution. Il serait dommage que le financement des formations ne soient pas possibles. Bien demander si l'archivage des feuilles de présence est disponible peut être un premier bon signe. Demander s'il y a des certificats RGS ou EIDAS en place en est un second. Enfin, assurez-vous que les OPCO et organismes de financement acceptent les feuilles de présence issuent du logiciel que vous choisissez.

Ensuite, la facilité d'utilisation du logiciel ou application d'émargement est essentielle. En effet, vos admnistrateurs, intervenants et apprenants vont passer du temps à émarger et traiter les feuilles de présence. Par ailleurs, une solution qui est facile et évolue vite sera souvent mieux qu'une solution avec un accès difficile.

Si le support n'est pas illimité, c'est un premier mauvais signe. Si les commerciaux ne sont pas transparents sur ce qui se passe, fuyez cette entreprise. Même si la solution est moins chère, vous perdrez du temps et de l'argent sur la gestion de vos feuilles d'émargement sur le long terme.

Pour résumé, il faut avant tout prêter attention à :

  • Systèmes d'émargement en ligne disponibles
  • Gestion des données personnelles et RGPD
  • Certificats RGS ou EIDAS lors de la signature
  • Verrouillage et archivage des feuilles de présence
  • Utilisation facile de la solution et évolution des fonctionnalités
  • Support client
  • Validité auprès des OPCO et autres financeurs des formations

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