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Feuille d'émargement en formation

Qu'est-ce qu'une feuille d'émargement en formation ?

Une feuille d'émargement en formation est souvent obligatoire. Ce document administratif est une feuille, papier ou digitale, qui permet d'attester de la présence des apprenants.

Cette feuille d'émargement en formation est la preuve qui a pour but de récupérer les financements des formations. En effet, les OPCO et autres organismes de financement vont regarder les signatures afin de débloquer l'argent. Ainsi, avoir un système qui assure la signature des apprenants et qui empêche la perte de feuille est une assurance de ne pas manquer le coche.

Une feuille d'émargement en formation peut avoir divers formats. La feuille de présence peut être faite au format papier. Cependant, le papier entraine de la fraude, des pertes de feuille et surtout de temps. En effet, l'impression, la distribution et l'archivage sont autant de tâches nécessaires à la gestion de ces feuilles de présence.

Une version digitale, au format Word ou Excel, n'est guère mieux. Néanmoins, il existe des solutions de dématérialisation des feuilles d'émargement en formation. Ces logiciels spécialisés dans la signature électronique et la gestion des présences font gagner beaucoup de temps. Par ailleurs, l'émargement est sécurisé et centralisé, ce qui assure que la feuille soit acceptée.

Les obligations d'une feuille d'émargement en formation

Les feuilles de présence ont différentes contraintes. En effet, ces dernières sont régulées par des lois et idées bien précises. Ainsi, la feuille de présence doit comporter ces éléments à minima :

  • Nom du participant
  • Prénom du participant
  • Nom de la session de formation
  • Lieu de formation
  • Coordonnées de l'organisme organisateur de la formation
  • Durée de la formation
  • Horaires de la formation
  • Date de la formation

La feuille d'émargement en formation comporte ces informations obligatoires. Ainsi, la signature de l'intervenant peut être demandée. Le logo de l'organisme de formation et de la société cliente sont souvent ajoutés.

De plus, sur une feuille d'émargement dématérialisée en formation, un lien de suivi est apposé. Ce lien permet d'attester de l'authenticité des signatures. De ce fait, les données de la signature électronique, l'horaire, le lieu, le moyen de signature, etc, sont visibles. Néanmoins, ces données ne sont pas toujours rendues publiques, pour des raisons de protection des données personelles.

Enfin, la feuille d'émargement en formation peut être demandée par demi-journée, par action de formation ou bien par apprenant. Dans ce dernier cas, la feuille de présence est une feuille d'émargement individuelle. Ces différents éléments dépendent de ce que demande l'organisme qui finance les formations.

feuille d'émargement formation

La méthode facile de la signature électronique

Lémargement via une solution de génération de feuille d'émargement en formation de manière digitale a de nombreux avantages.

En effet, une solution de signature électronique permet d'éviter la fraude. La perte de feuille est impossible. Par ailleurs, la sécurisation d'une signature électronique est plus grande qu'une signature manuscrite. De plus, une solution de signature électronique permet de centraliser les données, ce qui permet un grand gain de temps pour les organismes de formation.

Néanmoins, le choix d'une solution de feuilles d'émargement pour les formations n'est pas toujours simple. En effet, les logiciels de signatures numériques connues ne sont pas adaptées à l'émargement de feuilles de présence en formation. Ainsi, il est préférable d'opter pour une solution spécialisée. Edusign est une solution qui permet aux administrateurs des formations de gagner du temps, à un coût bien plus faible que les systèmes de signatures électroniques classiques.

En revanche, si le nombre de feuilles de présence à géré est grand, il est préférable de connecter la solution avec les autres logiciels de l'organismes de formation. Ainsi, les données passent sans avoir besoin de transférer par fichier Excel.

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