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Émargement, en digital et en présentiel

Émargement : c'est quoi ?

L'émargement est l'action d'émarger, autrement dit, de signer un document. La signature permet d'attester différents éléments. En effet, l'émargement d'un contrat permet d'attester qu'une personne a bien signée le document. Un autre exemple est l'émargement lors d'une formation pour attester de l'assiduité d'un apprenant. Cet acte légal est important pour sécuriser les transaction et laisser une trace officielle.

La gestion des documents requiert d'avoir des protocoles de sécurités pour s'assurer de la fiabilité des informations récoltées. Il en va de même pour la signature électronique ou manuscrite. En effet, la signature est une donnée personnelle liée à la RGPD. Il est nécessaire de prendre des précautions lorsqu'on signe en ligne. En effet, en version manuscrite, la fraude est limitée. En digital, des solutions existes et sont contrôlées par des certifications. L'émargement est alors sécurisé et fait office de vérification officielle.

Néanmoins, l'émargement en formation, en évènements et en assemblées générales nécessitent des certifications moins fortes. Cela permet de sécuriser la signature. Par ailleurs, cette certification moins forte fait que les solutions telles que Edusign pour les formations sont moins chères que les solutions de signature pour les contrats telles que Docusign.

Comment assurer la validité d'un émargement

Des certificats RGS ou EIDAS permettent de certifier les émargements numériques. Ainsi, les solutions avec ces certificats proposent des signatures digitales avec la même valeur que des signatures manuscrites. Lors de formations, les organismes de financement les formations lorsque l'émargement de la feuille de présence digitale ou papier est disponibles.

Cependant, la fraude existe et il est nécessaire de prendre des précautions supplémentaires. Des signatures par QR code qui changent toutes les 5 secondes ou par emails sécurisés sont fournis par Edusign. Ce sont ces types d'émargement qui sont valides pour les OPCO et autres organismes de financement. Ils permettent également de limiter l'absentéisme en empêchant la fraude par ces moyens. Ce qui, ne serait pas possible avec une feuille au format papier.

La sécurité des données est primordiale lors de l'émargement. La politique RGPD de l'entreprise et du fournisseur de service d'émargement sont primordiales à étudier. En effet, si la RGPD n'est pas respecté, alors la trace officielle devient caduque. Par ailleurs, cela peut mener à des soucis de gestion de données dans d'autres cadres.

émargement

La dématérialisation de la signature via logiciel

De nombreux logiciels de signatures électroniques sont disponibles sur internet. Cependant, tous ne sont pas fait pour l'émargement comme on l'entend. C'est à dire, la signature d'une feuille de présence en formation, en assemblée générale ou lors d'un évènement.

Des services tels que Docusign permettent de signer des contrats et autres documents officiels facilement. L'essor de ce type de solution permet de réduire le nombre de papier dans le monde. En sélectionnant une solution en ligne, vous faite un beau geste pour la planète, car la consommation de papier par les employés français est toujours trop haute.

Ainsi, des solutions spécialisées dans l'émargement des feuilles de présence ont émergé. C'est le cas des feuilles d'émargement d'Edusign. Ces feuilles de présence répondent aux enjeux des organismes de formation qui est d'avoir une solution flexible, taillée pour leur besoin et à un prix attractif.

Finalement, il n'y a pas qu'une réponse, l'émargement peut servir pour différentes situations. Ainsi, il est nécessaire d'analyser votre besoin avant d'aller plus loin. Cette étape permet de bien choisir les fonctionnalités nécessaire à votre entreprise ou association. Que ce soit pour des formations ou de la signature de contrat, des solutions sont disponibles en ligne.

Toutefois, si vous n'avez pas de budget, des modèles de feuilles d'émargement son disponibles, en Word, PDF ou encore Excel.

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Feuilles de présence dématérialisées

Edusign est la solution parfaite pour les organismes de formation.

 

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