Edusign et les décrets

Edusign permet de fluidifier la relation entre les OPCO et les organismes de formation, tout en poursuivant la démarche de dématérialisation des documents.

Qu'est ce que le décret nº2017-382 ?

Le décret n° 2017-382 du 22 mars 2017 permet aux organismes de formation de fournir tous les justificatifs, factures, feuilles d'émargement, sous format digitale. Toutes les démarches d'émargement et de gestion sont possibles numériquement.
Néanmoins, le décret du 22 mars 2017 requiert que l'intégrité et la fiabilité des données soient assurées.

Le décret s'inscrit dans la démarche de dématérialisation de l'administration et permet de réduire les coûts liés à la gestion et au stockage des documents.

Cette digitalisation permet à Edusign de se proposer comme tiers de confiance. Les feuilles de présence générées par Edusign sont signées, horodatées, certifiées sous format PDF puis archivées en coffre-fort électronique FNTC, ce qui correspond aux exigences légales.
Les organismes de formation, financeurs et autres parties peuvent néanmoins suivre tout le processus via une piste d'audit qui permet la consultation et non pas la modification des feuilles de présence.

Dématérialisation des feuilles de présence

Le décret pour les Organismes de formation

Le décret du 22 mars 2017 permet aux organismes de formation de générer, transmettre et stocker leurs documents relatifs à l'assiduité en formation sous format digital.

Cette dématérialisation, ou GED permet réduire les coûts de gestion et de stockage, ainsi que le temps perdu liés aux feuilles d'émargement.

Cependant, les organismes de formation n'ont que rarement les compétences en interne pour effectuer une telle digitalisation dans le respect de la loi.

L'appel à un tiers de confiance pour gérer cet aspect de la scolarité est privilégié.

Edusign répond aux exigences en matière de dématérialisation des feuilles d'émargement et de leur gestion et se positionne comme tiers de confiance sur ce sujet.

Le décret pour les OPCO

En cas de problème, les OPCO peuvent demander à l'organisme de formation les justificatifs permettant d'assurer la réalisation de la formation. Les opérateurs de compétences doivent pouvoir vérifier la conformité des documents en fonctions des réglementations et contraintes en vigueurs.

Les OPCO peuvent demander les documents suivants:

  • Des feuilles d’émargement (ou états de présence émargés) ou tous documents et données justifiant de la participation effective de l’apprenant à l’action de formation.
  • Tous documents et données justifiant l’accompagnement et l’assistance du bénéficiaire par le prestataire de formation.
  • Les comptes rendus de positionnement et les évaluations qui jalonnent ou terminent l’action.
  • Les documents d’attestation de réalisation des travaux en cas de formation en FOAD.

Si l'ensemble des justificatifs demandés ne sont pas fournis à l'OPCO, les dépenses liées à la formation pourront ne pas être prises en charge et les services de l'État seront signalés.

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