L’archivage électronique correspond au stockage de données sous forme électronique sur un support dédié. On appelle cela la dématérialisation des données. On compresse les papiers, l’ensemble des données, dans une archive qui permet de conserver les documents à long terme. Les informations conservées correctement pourront être exploitées correctement dans le futur.
L’archivage électronique prouve également l’équivalence entre les supports papiers et numériques. En effet, d’après l’article 1316-1 du code civil, les écrits sous forme électronique et papier ont la même valeur de preuve. Cet article est valable sous deux conditions principales. La personne qui a créé l’écrit électronique doit pouvoir être identifiée et l’écrit doit être conservé afin de garantir son intégrité.
Définition d’un SAE
L’archivage électronique permet de rendre l’ensemble des données sécurisées et flexibles. En effet, il est bien plus simple de trouver un document dans un archivage électronique qu’un archivage naturel papier. Adopter un archivage électronique dans une entreprise permet de gagner du temps. Il s’agit d’une stratégie de dématérialisation qui, bien formaté, créer une interface accessible et confidentielle. En pleine révolution et transformation digitale, la dématérialisation devient la stratégie de la plupart des entreprises. Ainsi l’archivage électronique s’impose comme une étape clé lors de cette dématérialisation pour préserver la pérennité de l’ensemble des données et des documents d’une entreprise.
Pourquoi opter pour un archivage électronique ?
Les avantages de l’utilisation d’un archivage électronique sont multiples. L’archivage électronique offre un gain de temps, avec une recherche disponible des documents par mots clé par exemple. De plus, cela assure la préservation des documents. Les données restent disponibles à tout moment. A contrario, un archivage naturel papier n’est pas toujours disponible par exemple, si une personne a déjà emprunté le dossier, si le dossier a été perdu… Le fonctionnement même de l’archivage électronique assure la sécurité des données.
Qu’est ce que la certification AFNOR ?
Beaucoup d’entreprises décident de ne pas archiver elles-mêmes leurs données. Mais quelle entreprise choisir ? Afin de confirmer la valeur des documents digitaliser, il est important de ne pas faire appel à n’importe quelle société. Ainsi des entités comme AFNOR délivre la certification NF qui garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés électroniquement. Ainsi cela conserve leur valeur d’origine. De plus, la certification NF facilite l’agrément pour la gestion des archives publiques.
Tout cela dépend donc du secteur de votre entreprise. Par exemple, Edusign, propose une solution d’émargement en ligne. L’ensemble des feuilles de présences sont ensuite conservées et archivées via la certification NF pour valider leur valeur et certifiée leur authenticité. Edusign propose une version d’essai de 14 jours.
Schéma de fonctionnement d’un SAE
Certains se demanderont alors comment l’archivage numérique fonctionne-t-il. Voici un schéma qui résume le fonctionnement général. On voit ainsi apparaître les qualités principales du SAE comme le contrôle des habilitations. Ce contrôle assure la confidentialité de l’archivage et des données. Le référentiel d’archivage ainsi que les serveurs permettent la mise en place d’une recherche par mots clés. Ils définissent le classement du SAE. La gestion de la preuve et les journaux de preuve confirme l’intégrité des documents. Ils assurent la valeur légale des documents. Il faut, par exemple, mettre en place un système d’horodatage, de géolocalisation, de contrôle de l’identité. La perrenité du SAE fonctionne grâce à la migration des stockages, le système stocke les données et les actualise. Le système trie les données et conserve uniquement celles utiles afin de respecter le RGPD.
L’archivage numérique : que faut-il retenir ?
Rafraîchissement des solutionsDe temps en temps, votre solution d’archivage a besoin d’être rafraîchie pour fonctionner correctement. Non seulement ce rafraîchissement est automatiquement inclus dans l’archives numériques. De plus, si la dégradation du stockage est un souci, choisissez le fournisseur de cloud AWS, qui se charge du rafraîchissement du stockage pour vous. Gardez les fichiers lisibles
Les notifications automatisées qui vous informent des dossiers qui risquent de devenir obsolètes, la gestion de la conservation, le cryptage du stockage, la mise en quarantaine des documents, la recherche plein texte et l’ingestion en direct garantissent l’exactitude et la lisibilité des métadonnées. La conversion automatisée des fichiers garantit la lisibilité aujourd’hui et à l’avenir, même si les applications sources deviennent obsolètes. Respecter la réglementation
Les documents juridiques sont conservés conformément à la loi française sur le numérique et autre réglementation importante telle que la RGPD. Pour vous aider à garder un œil sur tous vos dossiers, vous pouvez vérifier chaque accès et événement appliqué aux documents et convertir ces informations en un rapport éclairant. Contrôlez l’ensemble du processus d’archivage
Notre tableau de bord centralisé vous permet de suivre chaque étape de vos processus d’archivage. De plus, nous vous donnons les outils nécessaires pour contrôler facilement les périodes de conservation des documents.
