La plupart des entreprises perdent encore beaucoup de temps avec des documents papier. Pourtant, il est maintenant possible de les dématérialiser. A l’heure où la productivité est un des objectifs principaux, “le temps, c’est de l’argent”. Les entreprises et organismes de formation sont constamment à la recherche de moyens d’améliorer leur rendement. La dématérialisation en formation permet cela.
De simples modifications des méthodes ou des processus d’exploitation peuvent accroître la productivité.
Les gains les plus importants proviennent souvent de l’adoption de nouvelles technologies. La digitalisation permet alors un gain de temps et de fonctionner de la manière la plus efficace possible. En effet, la dématérialisation en formation offre une meilleure traçabilité des documents, zéro déchet (lien vers article environnement), mais aussi une plus grande productivité.
Qu’est ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation en formation, ou ailleurs, consiste à réduire l’utilisation de matériaux pour produire et consommer des biens ou services. Concrètement, c’est le remplacement des supports d’information physiques, souvent sous forme papier, par des fichiers informatiques. Elle fonctionne avec la gestion électronique des documents (GED) qui est très utile pour la gestion de projets. Les outils de dématérialisation sont aujourd’hui au centre de la transformation numérique et digitale des entreprises car ils ont beaucoup d’avantages. L’un d’entre eux est l’augmentation de la productivité.
La dématérialisation en formation : un gain de productivité
Dans les entreprises, il faut souvent du temps pour trouver et mettre à jour un document papier parmi ses milliers de documents. Un collaborateur passe en moyenne 20 à 40% de son temps à chercher une information.
Il en est de même dans les organismes de formation où l’apprentissage est parfois entravé par la perte des feuilles d’émargement. Avec la dématérialisation, le problème est réglé par la mise en place de logiciels de gestion électronique des documents. Ils ont la mission de permettre de retrouver facilement le bon document, de l’archiver et d’en gérer l’accès.
La GED simplifie alors la gestion des flux de documents qui circulent au sein d’une organisation et facilite ainsi le bon échange de l’information. Elle permet par exemple de gagner jusqu’à 50% du temps dans la gestion des factures et génère donc du profit.
La dématérialisation résout alors les défis de coordination, de communication, et administratifs qui sont liés à l’efficacité organisationnelle. La simplification de la gestion des documents laisse plus de temps pour d’autres missions et augmente ainsi la productivité.
Edusign, la solution efficace d’émargement :
Les feuilles papiers sont source de pertes de temps et de stress. Fini les heures passées à rechercher les feuilles de présence du mois dernier, elles sont toutes en ligne.
Edusign rend l’émargement des étudiants facile, rapide et numérique. L’application facilite la signature, la gestion et l’archivage en toute sécurité de vos feuilles de présence. La plateforme administrative permet de gérer les apprenants, formateurs et cours. Rapide et digitale, les étudiants peuvent signer et scanner le QR code pour émarger.
En moyenne l’émargement prend 5 à 10 minutes par cours. Dans une semaine de 26 heures de cours, jusqu’à 4 heures sont ainsi économisées. Plus besoin de stylo, ni de faire l’appel : que du temps gagné. Vos fichiers sont ordonnés et vous pouvez les retrouver aisément dans votre espace.
Simple et efficace, Edusign optimise votre gestion administrative et vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. La solution vous économise alors du temps (en moyenne 30% de temps gagné) et rend votre organisme de formation plus productif. Edusign offre son système d’émargement à distance durant une période d’essai de 14 jours.
Une réponse