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Archivage électronique, RGPD, Règlement Général de la Protection des Données

Comment créer un archivage électronique conforme à la règlementation RGPD ? L’archivage aide-t-il les entreprises à respecter cette conformité ? 

Le Règlement Général sur la Protection des Données a été adopté par le Parlement européen et le Conseil de l’union européenne en 2016 et mis en place dès 2018. 

Comprendre le RGPD

L’objectif principal du RGPD est de responsabiliser les organismes publics et privés concernant le traitement des données personnelles. Pour cela, il faut pouvoir identifier une donnée personnelle. Il s’agit de toutes informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable. On peut identifier une personne de manière directe, par ses nom et prénom. On peut également identifier une personne de manière indirecte, avec un numéro d’identification ou de téléphone par exemple. Une personne physique peut être identifiée à l’aide d’une seule donnée ou d’un croisement de données. On parle de traitement des données personnelles dès lors qu’une opération traite des données personnelles. Le procédé utilisé peut être numérique (via un logiciel) mais pas forcément. Un simple papier avec des données personnelles doit être protégé dans les mêmes conditions. 

Le RGPD régit donc le traitement de ces données personnelles et protège leur sécurité. Cette règlementation s’applique à tout organisme quelle que soit sa taille, dans deux cas : soit il s’agit d’un organisme européen, soit cet organisme vise les résidents européens.

Un SAE, qu’est-ce que c’est ? 

Un SAE est un système d’archivage électronique. On parle souvent de “coffre-fort électronique”. Il permet la gestion et la numérisation des documents d’un organisme par exemple lors d’une dématérialisation. Il rend les données flexibles et sécurisées. C’est un réel avantage pour une entreprise car adopter un SAE c’est s’assurer un gain de temps important. De plus, un archivage électronique permet de consulter à tout instant un document à l’instar d’un archivage « papier ». De plus, avec l’installation d’un SAE optimal, une recherche par mots-clés est possible. Pour plus d’informations sur le SAE et son fonctionnement, vous pouvez consulter un de nos anciens articles sur le sujet.

Salle avec plusieurs serveurs SAE

S’assurer d’un système d’archivage électronique conforme au RGPD

En effet, l’arrivée du RGPD a provoqué un réel changement dans le traitement des données personnelles. L’archivage des données doit être plus transparent et sécurisé. Comment mettre en place et organiser un SAE qui respecte correctement le RGPD ? 

Le système d’archivage électronique permet un traitement précis des données. Il peut être facilement conforme au RGPD s’il respecte certaines normes. Des entités comme AFNOR délivrent la certification NF qui garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés électroniquement. Ces entités s’assurent de la bonne conservation des documents afin de conserver leur valeur propre. La certification NF Z42-013 s’assure de la seule conservation des données nécessaires et réglementaires. Cette norme peut également supprimer des données arrivées à échéance. 

Ainsi, la mise en place d’un SAE respectueux des normes du RGPD instaure une confiance et un engagement de votre organisme envers les utilisateurs. La gestion rigoureuse et normalisée des données permet de gagner du temps et de l’efficacité. 

Tout cela dépend donc du secteur de votre organisme. Par exemple, Edusign, propose une solution d’émargement en ligne. L’ensemble des feuilles de présences sont ensuite conservées et archivées via la certification NF pour valider leur valeur et certifier leur authenticité. La certification assure également le respect des données personnelles aux utilisateurs. Edusign propose une version d’essai de 14 jours.

Serveur SAE de près en fonctionnement qui trie les données

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